The Personal Data Protection Act, 2010 (“PDPA”) which regulates the processing of personal data in commercial transactions, applies to KYM Holdings Bhd and its subsidiaries, associates, affiliates and related companies as defined in section 7 of the Companies Act 2016 (collectively referred to as “KYM” or “we” or “us” or “our”).

This Personal Data Privacy Notice (“Privacy Notice”) applies to any individual whose Personal Data is processed by KYM. KYM will only collect, record, use, disclose and store (i.e. “process”) use your Personal Data in accordance with PDPA, this Privacy Notice and the privacy terms in your agreement(s) with any KYM that you may have contracted with.

This Privacy Notice serves to explain:

• The type of Personal Data we collect and how we collect it;
• How we use your Personal Data (“Processing”);
• The parties that we disclose the Personal Data to;
• The choice we offer, including how to access and update your Personal Data

1. “Personal Data” means any information/data which relates directly or indirectly to you and/or your transactions with us. This information includes name, date of birth, age, gender, NRIC Number or Passport Number, contact details including email, address, telephone number, job title, particulars of your spouse or family members, bank account information, pictures or other necessary information that has been or may be collected, stored, used and processed by KYM from time to time.
2. In addition to the Personal Data that you provide to KYM directly (i.e. during your communications with KYM and/or when you engage KYM to provide services), KYM may also collect Personal Data from a variety of sources including but not limited to:
   (a) In the employment context, including pre-employment
   • through hardcopy forms or through forms provided on KYM’s website;
   • in face-to-face meetings and in interviews;
   • from third parties, such as from referees and job recruitment agencies.
   (b) Commercial customers
   • from hardcopy forms, such as application forms, registration forms, purchase orders etc;
   • through forms provided on KYM’s website pages;
   • in face-to-face meetings;
   • from third parties, such as credit reporting agencies;
   • from media agencies, public relations agencies and social investment partners (such as non-governmental organisations).
   (c) Suppliers, Vendors and Service Providers
   • from hardcopy application forms;
   • through forms provided on KYM’s website pages;
   • in face-to-face meetings and interviews;
   • from third parties, such as credit reporting agencies;
   • from public relations agencies and social investment partners (such as non-governmental organisations).
   (d) Others: Members of the Media, Property & Asset Purchasers
   • from public relations agencies and social investment partners (such as non-governmental organisations);
   • from property agents (if you are a property & asset purchaser);
   • from public relations agencies and social investment partners (such as non-governmental organisations).
3. If you fail to supply to the Personal Data as requested by us above, we may not be able to process your Personal Data to carry out the Purposes as set out below.

1. KYM may use and process the Personal Data for the purposes relating to the services a living individual has requested and for the business activities of KYM which shall include, without limitation:-
   (a) to communicate with you;
   (b) to provide you with any services or products you have requested;
   (c) for the purposes of engaging you to provide services or products;
   (d) to conduct credit reference checks and establish your credit worthiness, where necessary, in providing you with the products, services and/or facilities;
   (e) to administer and give effect to your commercial transactions with us (such as tender award, contract for service, tenancy agreement);
   (f) for internal administrative purposes such as auditing, data analysis, and research to improve KYM’s products, services and customer communications;
   (g) to facilitate your participation in any of KYM’s functions, activities, meetings and/or events;
   (h) to consider applications for employment;
   (i) to research, develop and improve our events, programmes, activities, products and services;
   (j) to comply with legal and regulatory requirements, applicable laws, regulations, directives, orders, guidelines and circulars.
2. In the context of employment:
   Where you have been accepted for employment with KYM, provision of your personal data to KYM is mandatory for the Purposes outlined above, and failure to provide the same may result in non-compliance with laws and KYM being unable to provide you the benefits that come with employment. Where your family members are covered under KYM’s medical scheme, provision of your family member’s personal data would be mandatory. Failure to provide your family member’s information for this purpose will result in your family member(s) not being able to enjoy the medical benefits offered under KYM’s medical scheme.
3. Vendors, Suppliers or Service Providers:
   Provision of your personal data is mandatory and failure to provide your personal data may be a breach of laws or regulatory requirements, and may cause KYM to be unable to engage you to provide services or products or issue payments to you for products or services provided.

We will not disclose your personal data to third parties without first obtaining your consent to do so except to:

(a) our parent company, subsidiaries, related or affiliated companies;
(b) our directors, authorized employees or representatives, auditors, advisors, consultants, professional firms or entities;
(c) our third party service providers, licensors, business partners,, freight forwarders, financial institutions or individuals to perform functions on behalf of KYM;
(d) regulatory and governmental authorities in order to comply with statutory and government requirements; and
(e) any other person which KYM may think fit.

The above-mentioned third parties may in some instances be located outside of Malaysia.

We are committed to ensuring that your Personal Data is stored securely. We endeavour, where practicable, to implement appropriate security measures and procedures in accordance with the applicable laws and regulations and industry standard to safeguard against and prevent the unauthorised or unlawful processing of your Personal Data, and the destruction of, or accidental loss, damage to, alteration of, unauthorised disclosure of or access to your Personal Data.

KYM will retain your Personal Data in compliance with this Privacy Notice and/or the terms and conditions of your agreement(s) with KYM for the duration of your relationship with us, for such period as may be necessary to protect the interests of KYM, where otherwise required by the law and/or where required by KYM’s relevant policies.

Subject to any exceptions under applicable laws, you may request for access to, or for correction or rectification of your Personal Data or seek further information from KYM. If you have any inquiries or complaints in respect of your Personal Data, please contact:

KYM reserves the right to update or amend this Privacy Notice from time to time. Any material changes will be posted on our website with the updated Privacy Notice.

This Notice is issued in both English and Bahasa Malaysia. In the event of inconsistency between the English version and Bahasa Malaysia version, the English version of this Privacy Notice shall prevail.

You confirm that you have read and understood this Notice and consent to the processing of your personal data by KYM as described above. In the event you do not consent to the processing of your personal data as described in this Notice, please contact KYM using the contact details above.

Akta Perlindungan Data Peribadi 2010 (“APDP”) yang mengawal selia pemprosesan data peribadi dalam transaksi komersial, merangkumi KYM Holdings Bhd dan syarikat-syarikat berkaitan dengan KYM Holdings Bhd sebagaimana yang ditakrifkan dalam seksyen 7 Akta Syarikat 2016 (selepas ini dirujuk sebagai “KYM”, “kami”).

Notis data peribadi (“Notis Privasi”) ini adalah terpakai terhadap mana-mana pihak yang data peribadinya diproses oleh KYM. KYM hanya akan mengumpul, merekodkan, memegang, menggunakan, mendedahkan dan menyimpan (iaitu “memproses”) maklumat peribadi anda mengikut APDP, Notis Privasi ini dan terma privasi dalam mana-mana perjanjian yang anda mungkin telah memasuki dengan mana-mana entiti KYM.
Notis Privasi ini menerangkan:

• Jenis maklumat peribadi yang kami kumpulkan serta cara kami mengumpul maklumat peribadi tersebut
• Bagaimana kami menggunakan maklumat peribadi anda
• Pihak-pihak yang kami mendedahkan maklumat peribadi anda
• Pilihan yang kami tawarkan, termasuk cara mengakses dan mengemaskinikan maklumat peribadi

1. “Data Peribadi” merujuk kepada apa-apa maklumat yang berkaitan secara langsung atau tidak langsung dengan anda dan/atau transaksi anda dengan kami. Maklumat ini merangkumi nama anda, tarikh lahir, umur, jantina, nombor kad pengenalan, nombor passport, maklumat penghubunang termasuk emel, alamat dan nombor telefon, pekerjaan, maklumat ahli keluarga, butiran akaun, gambar atau apa-apa maklumat lain yang perlu mengenai diri anda yang terkumpul or akan dikumpul, simpan, guna dan proses oleh KYM dari masa ke masa.
2. Sebagai tambahan kepada Data Peribadi yang anda berikan kepada KYM secara langsung (iaitu semasa komunikasi anda dengan KYM dan / atau apabila anda melibatkan KYM untuk menyediakan perkhidmatan), kami mungkin mendapatkan maklumat ini daripada pelbagai sumber, termasuk tetapi tidak terhad kepada:
   (a) Dalam konteks penggajian, termasuk pra-penggajian
   • melalui borang salinan cetak atau melalui borang yang disediakan pada laman web KYM;
   • dalam mesyuarat bersemuka dan dalam temuduga;
   • daripada pihak ketiga, seperti daripada perujuk-perujuk dan agensi-agensi pengambilan pekerjaan.
   (b) Pelanggan-pelanggan komersial
   • daripada borang salinan cetak, seperti borang permohonan, borang pendaftaran, borang pesanan pembelian dan lain-lain;
   • melalui borang yang disediakan pada laman web KYM;
   • dalam mesyuarat bersemuka;
   • daripada pihak ketiga, seperti agensi pelaporan kredit;
   • daripada agensi-agensi media, agensi-agensi perhubungan awam dan rakan-rakan
   • pelaburan sosial (seperti pertubuhan bukan kerajaan).
   (c) Pembekal, Vendor dan Pembekal Perkhidmatan
   • daripada borang permohonan salinan cetak;
   • melalui borang-borang yang disediakan pada laman web KYM;
   • dalam mesyuarat bersemuka dan temuduga;
   • daripada pihak ketiga, seperti agensi pelaporan kredit;
   • daripada agensi-agensi perhubungan awam dan rakan-rakan pelaburan sosial (seperti pertubuhan bukan kerajaan).
   (d) Lain-lain : Ahli-ahli Media, Pembeli Hartanah & Aset
   daripada agensi-agensi perhubungan awam dan rakan-rakan pelaburan sosial (seperti pertubuhan bukan kerajaan);
   daripada ejen-ejen hartanah (jika anda seorang pembeli hartanah & aset);
   daripada agensi-agensi perhubungan awam dan rakan-rakan pelaburan sosial (seperti pertubuhan bukan kerajaan).
3. Sekiranya anda gagal untuk membekalkan data peribadi yang dinyatakan di atas, kami mungkin tidak dapat memproses data peribadi anda bagi mana-mana Tujuan yang dinyatakan berikut.

1. KYM mungkin menggunakan dan proses Data Peripadi anda untuk tujuan menggunakan maklumat peribadi anda untuk perniagaan dengan KYM termasuk tetapi tidak terhak kepada berikut:
   (a) Untuk berkomunikasi dengan anda;
   (b) Untuk membekalkan produk dan perkhidmatan yang diminta;
   (c) Untuk melibatkan anda untuk memberi produk dan perkhidmatan;
   (d) Untuk mengesahkan kedudukan kewangan anda melalui pemeriksaan rujukan/laporan kredit;
   (e) Untuk mentadbir dan memberi kesan kepada urus niaga komersial anda dengan kami (seperti anugerah tender, kontrak untuk perkhidmatan, perjanjian penyewaan);
   (f) Untuk tujuan pentadbiran proses seperti audit, data analisi, penyelidikan, penambahbaikan produk dan perkhidmatan KYM dan komunikasi dengan pelanggan.
   (g) Untuk memberikan maklumat berkaitan kegiatan-kegiatan, yang mungkin menarik minat anda dan dalam hal ini;
   (h) Untuk mempertimbangkan permohonan-permohonan pekerjaan;
   (i) untuk penyelidikan, pembangunan and penambahbaikan kegiatan-kegiatan, produk dan perkhidmatan kami;
   (j) untuk mematuhi sebarang undang-undang atau peraturan yang berkaitan termasuk garis panduan, undang-undang kecil dan pekeliling.
2. Dalam konteks penggajian:
   Di mana anda telah diterima untuk penggajian dengan KYM, penyediaan data peribadi anda kepada KYM adalah wajib untuk Tujuan yang dinyatakan di atas, dan kegagalan penyediaan maklumat tersebut boleh mengakibatkan ketidakpatuhan undang-undang dan KYM tidak dapat memberikan anda manfaat yang datang dengan penggajian anda. Di mana ahli keluarga anda dilindungi di bawah skim perubatan KYM, penyediaan data peribadi ahli keluarga anda adalah wajib. Kegagalan menyediakan maklumat ahli keluarga anda untuk tujuan ini akan menyebabkan ahli keluarga anda tidak dapat menikmati faedah perubatan yang ditawarkan di bawah skim perubatan KYM.
3. Vendor, Pembekal atau Pembekal Perkhidmatan:
   Penyediaan data peribadi anda adalah wajib dan kegagalan untuk menyediakan data peribadi anda mungkin mengakibatkan pelanggaran undang-undang atau keperluan kawal selia, dan mungkin menyebabkan KYM tidak dapat melibatkan anda untuk menyediakan perkhidmatan atau produk atau mengeluarkan bayaran kepada anda untuk produk atau perkhidmatan yang disediakan.

Kami tidak akan mendedahkan data periadi yang diberikan oleh anda kepada pihak ketia tanpa kebenaran anda kecuali kepada:

(a) syarikat induk, anak-anak syarikat dan syarikata-syarikat yang berkaitan dana tau bersekutu kami;
(b) pengarah-pengarah, pekerja atau walki yang diberikuasa, juru audit, penasihat, pakar runding, firma-firma atau entiti-entiti professional;
(c) pembekal perkhidmatan pihak ketiga, ,rakan-rakan kongsi perniagaan, penghantar freight, institusi kewangan atau individu untuk melaksanakan fungsi untuk KYM;
(d) mana-mmana pihak berkuasa berkaitan, badan-badan kerajaan dan agensi agensi penguatkuasaan undang-undang; dan
(e) mana-mana pihak lain yang dianggap sesuai atau perlu oleh KYM.

Pihak-pihak ketiga yang disebutkan di atas boleh dalam keadaan tertentu terletak di luar Malaysia.

Kami akan menyimpan dan memproses data peribadi anda dalam cara yang selamat. Kami berusaha untuk melaksanakan langkah-langkah keselamatan mengikut standard keselamatan dan penyimpanan Data Peribadi anda yang selaras dengan APDP, peraturan-peraturan berkaitan dan standard industri.

KYM akan menyimpan Data Peribadi anda selaras dengan Notis Privasi ini dan/atau terma dan syarat perjanjian anda dengan mana-mana entiti KYM bagi tempoh hubungan anda dengan kami, bagi tempoh yang diperlukan untuk melindungi kepentingan KYM, jika sebaliknya diperlukan oleh undangundang dan/atau jika dikehendaki oleh polisi KYM yang berkenaan.

Anda boleh meminta untuk mendapat akses kepada Data Peribadi anda atau memohon untuk pembetulan dibuat ke atas Data Peribadi anda atau membuat pertanyaan, tetapi tertakluk kepada pengecualian dan sekatan sebagaimana yang terkandung di bawah undang-undang yang terpakai. Sekiranya anda mempunyai apa-apa pertanyaan atau aduan berkaitan Data Peribadi anda, sila hubungi:

KYM berhak untuk meminda, mengemas kini atau mengubah Notis Privasi ini dari semasa ke semasa. Sebarang pengubahan penting akan dipaparkan di laman web kami dengan Notis Privasi yang dikemas kini.

Notis Privasi ini diterbitkan dalam Bahasa Inggeris dan Bahasa Malaysia. Sekiranya terdapat percangghan di antara versi Bahasa Inggeris dan Bahasa Malaysia, versi Bahasa Inggeris akan diguna pakai.

Anda mengesahkan bahawa anda telah membaca dan memahami Notis ini dan memberi persetujuan anda kepada pemprosesan data peribadi anda oleh KYM seperti yang dinyatakan di atas. Sekiranya anda tidak bersetuju kepada pemprosesan data peribadi anda seperti yang dinyatakan dalam Notis ini, sila hubungi KYM menggunakan butiran hubungan di atas.